采购数据分析与采购管理

采购数据分析与采购管理

采购数据分析与采购管理。在职场上，我们采购某样东西的时候是需要进行一定的数据分析与采购管理的，这样才能说服他人投入资金。接下来就由小编带大家了解采购数据分析与采购管理的相关内容。

【大数据是一个热门的话题，可以通过数据的收集，建立分析模型，展现分析结果，从而更准确的实施管理、投资等各项活动。】

采购业务的各项活动都和数据息息相关，而且采购业务本身也会产生很多数据，如何收集数据、分析数据、利用数据，更好地开展采购业务活动，实现公司战略目标达成，是一个重要的课题。

对采购业务活动进行回顾和分析，涉及的数据包括供应商相关数据（包括供应商的地址、客户、销售额、市场反馈等）、产品数据（产品信息数据、成本数据、质量数据等）、经营相关数据（供应数据、物流数据等）等，涉及数据多，分散广。

一、数据的收集

在数据收集前，要先明确收据收集的要素，制定规则和表格，做到格式统一，以利于后续的数据分析。

数据收集的质量直接决定了后续分析的成败，错误的数据，可能导致分析结果大相径庭，甚至把你引向错误的方向。

1、供应商相关数据：

收集的单元主体是单个品类，网络是主要的收集渠道，包括供应商主页、相关采购服务类网站、上市公司信息披露网站等；有一些网络数据收集工具，可以更加快捷地进行数据收集。收集的数据包括供应商地址、供应产品、客户、销售额、市场反馈等信息。

2、产品数据，包括产品信息数据、成本数据、质量数据：

2、1、产品信息数据主要是产品的材料、重量、体积、面积、外轮廓尺寸、特殊工艺相关参数（例如耐盐雾时间）、物料号、物料名称等；

2、2、成本数据，生产工艺参数包括人员数量、设备的生产周期、设备的功率、生产废品率、当地生产工人平均工资、工业用电电价、厂房租赁价格等；原材料市场价格，需明确收集来源，若和供应商签订有联动价格协议，需双方确定原材料价格收集来源；行业销量数据，主要针对所在行业的市场销量变化，存量变化等；

2、3、质量数据，包括小批量生产的质量数据，MSA和SPC分析相关数据；量产阶段进货质量数据、在线生产质量数据；售后阶段市场质量数据；质量损失数据；供应商质量管理各种业绩数据；

3、经营相关数据（与采购相关）：

供应数据包括供应商物料的原材料采购周期、生产周期、到货周期等；

物流数据包括不同运输方式的时间、价格，不同运输公司的价格和服务，周转器具和包装相关数据（供应商、材料、价格）。

二、数据的分析和应用

1、供应商数据分析和应用

对供应商的数据分析，主要包括供应商在市场中的地位分析，占有的市场份额，在市场中的竞争对手，你这个客户在供应商整体销售额中的占比，你在供应商客户中的地位；

通过这些分析，知道自己的优势和劣势，就能更好地制定谈判策略和供应商管理策略。

供应商地域的分析，可以为供应和物流开展成本节约，提供帮助，包括如何推行Milk-Run（循环取货）等工作。

2、产品数据的分析和应用

产品数据都是为成本分析服务的，通过数据收集能更好和更准确地开展成本分析，在供应商报价之后，应用收集的数据审核是否存在弄虚作假的情况。

产品数据中质量数据的收集，主要是增加与供应商谈判的筹码，如果供应商质量问题很多，采购人员可以一次作为谈判筹码，要求供应商降价（当然，这个手段不是很高明，因为很可能会造成恶性循环，质量越来越差，问题越来越多。）；当然，如果供应商质量很好，在价格谈判的时候，这个信息可能是一个不利的因素，因为供应商可能知道自己质量好，价格就不容易谈。

质量损失数据其实是对质量管理人员有力的，可以更好的证明供应商能力强弱，从而要求采购更换质量更好的供应商。但是对采购人员，也可以利用这个数据，证明质量和成本之间的相互平衡关系，以此来证明质量管理可以进一步进行改进。

3、经营相关数据的分析和应用

供应和物流的数据同样是为成本分析和降低成本服务的。

供应和物流成本的准确核算，可以更好的推行供应和物流成本从零部件价格中剥离，因为这部分成本相对容易核算和掌控，而且可以更好的核算不同物流方式的贡献度，为优化供应和物流方案，提供准确的数据决策依据。

采购数据的收集由于涉及的要素多，渠道多，收集整理困难；因此，需要尽可能早地开展筹划和统筹工作，集中有经验的人员，进行分析讨论，编制表格和建立模型，建立实施方案和计划，分步骤分阶段开展，加以时日，必有小成。

企业数据化管理系列之一

说到量化分析，它是一种方法，如果说数据挖掘是“外家功”，那么量化分析就是“内功心法”。

在大数据概念不断升温、数据分析技术不断成熟的今天，我们已经不再对数据分析、数据报表陌生。而我也不例外，我的数据分析团队每天都会呈现出不同的数据报表和数据分析模型。

销售量的同比环比，成本利润对比；

决议民意调查统计结果分析表；

年度销售情况总结分析报告；

顾客购物行为分析报告；

工作效率统计表，经营管理仪表盘等等。

因为有了智能BI系统作支撑，展现的报表是完美的，华丽的。而在企业中面对这些主题的数据分析，我们也会毫不犹豫地利用各种数据分析工具和方法，对某个特定主题进行ETL，建立分析模型。可是我们往往忘记分析的目的和根本问题，经常性地沉迷于技术分析、报表展示。所以我们想挖掘企业管理和经营问题实质的时候，量化分析就变得尤为重要了。以求对事物存在和发展的规模、程度等做出精确的数字描述。让数据分析从根本意义上服务于业务管理，这才是分析的终极目标。

“外家功”与“内功心法”

说到量化分析，它是一种方法，如果说数据挖掘是“外家功”，那么量化分析就是“内功心法”。虽然量化分析不能解决任何计算机语言逻辑错误，没有具体计算机语言表达规则，不能建立如关联分析、回归分析等具体清晰的统计分析方法。

但是量化分析通过数据收集，指标确定，信息的整理对结果不仅仅是展示，而是做全面的、完整的描述，全面解答根本问题。我们经常在总结汇报会议上看这样的场景：“在本次活动中，销售比去年同期增长了30%，其中某品牌中A型号和B型号对比，A型号比B型号销量高出50%。”如果这样陈述再配上图表展示，看起来好像就是一个很好的数据分析总结汇报了。可是问题来了，为什么A型号要比B型号销量好，我们是停止B型号的采购，还是加大A型号的引进。从这个分析当中我仍然不知道如 ……此处隐藏1257个字……几乎没有时间与精力去研究采购市场与开发供应商，更谈不上建立企业的稳固、高效和低成本的供应链条。ERP的出现为采购工作注入了强大的活力，提供了管理和技术并举的解决方案。应该说在诸多业务部门的ERP推广与应用中，采购部门是见效最快的部门之一。企业在实施基于ERP的采购管理信息系统时可以根据一定的业务顺序进行：

1、建立供应商资源

运行ERP下的采购管理系统时首先是建立供应商档案，同时对首选、次选等供应商加以分类，并建立供应商的、供应货物明细(品种、价格、供应期、运输方式等)，资料必须进行最终确认才有效。系统在执行采购订单下达时，要读入相应的供应商资料，并且初始化供应商的有关账务资料。初始化完成之后才能处理采购业务。供应商资料是采购子系统的基本资料。

2、生成采购申请

根据ERP的物料需求计划生成的采购申请，同时综合考虑物料的订货批量、采购提前期、库存量、运输方式以及计划外的物料申请，进行系统自动物料合并，也可以人工干预和修改。另外，有些原材料的采购提前期很长(有的进口件要半年以上的采购周期)，因此有可能超过主生产计划制定周期。这类采购的采购计划应经过销售、财务与计划等部门的综合讨论与评估来确定所需的数量和时间，然后制定物料的中期或长期采购申请。

3、确定优选供应商

该过程是落实采购供应商。采购业务人员根据系统中的供应商资源，综合考查有关供货价格、交货数量、交货期、质量要求与技术要求，进行供应商选优评价，落实每种物料的优选供应商。对新开发的供应商资源还要进行供应商的认证过程，经过相应的评审并合格后才能作为许可采购的供应商。

4、生成用款计划

生成采购计划后，系统自动生成用款计划，并根据询价结果进行维护。由财务对用款计划进行确认之后反馈意见给采购部。

5、下达订单

根据订货批量、采购提前期、库存量、运输方式、用款计划以及计划外的物料申请进行物料合并，生成采购订单。并经过确认后即可进行订单输出，最后下达给供应商。也可以网上发布订单。对于临时追加的采购任务，可以通过与供应商协商直接下达采购订单。

6、采购订单跟催

采购业务人员对下达的采购订单按计划进行跟踪，系统可以设置跟踪的时间周期，形成订单跟催计划。在跟催过程中，要了解供应商的生产进度及质量情况，并及时对供应商给予支持。

7、货物验收

由采购业务员对供应商所供货物按订单与进行验收，并录人收货单。也可以根据系统集成的特点与企业的实际流程直接由货物管理员对货物按订单验收，并对不按计划交货的供应商进行管理控制(拖期、提前)。

8、结账与费用核算D结账付款工作

应由采购部门配合财务部门来完成，并根据物料的采购结算单据和对采购各种费用的分摊。计算出物料的采购成本。

9、采购订单结清

在采购订单交货、收货、入库、付款和考核后，要及时结清采购订单。系统可提供自动结清功能，可选择交货、收货、入库、付款、考核等结清方式。一般系统按付款结清的方式处理。也可以进行强制结清。

10、系统基础数据维护

采购子系统的基本数据有采购员资料、供应商资料、采购提前期以及业务流程设置。对这些数据应及时加以维护。

11、采购子系统运作带来的效益采购子系统的实施可以给企业采购部门的管理工作带来显着的变化与改善。

主要表现在以下几个方面：

(1)提高采购工作效率。例如。催促已下订单的时间可以从实施前占总时间的50%，下降到12%。日常查询库存的时间也可以大大减少等。

(2)流程变革带来的效益。例如：通过采购订单，可以直接完成验收货物、发票录入等工作，并且简化了所有数据的查询。这些都会带来流程效益。

(3)较少文件流转。提高处理信息的效率。

(4)提高业务人员素质。有统计表明，实施ERP后，采购业务人员的工作时间分配会发生较大的变化。业务人员研究工作来寻求降低成本的时间从28%增加到36%，而总的采购成本可以下降5%。这就说明实施ERP系统会提高采购人员的工作效率和素质。

(5)提高基础管理工作水平。采购业务的规范性将得到加强。采购部门管理人员将有更多的时间抓业务培训、供应商开发等基础管理工作。

ERP是在市场竞争的动力下发展起来的，企业为了在市场中求生存与发展。不断地整合、优化与扩人企业的自身资源。ERP经过发展，其功能模块及内部各个分系统的性能不断增强。功能也在不断扩展和完善，涉及企业的领域越来越广。但随着ERP的发展，它应用的局限性也越来越明显地表现出来。因此，随着信息技术以及电子商务的出现和发展，ERP必然要谋求与其他信息系统的集成，实现其功能不断扩展和增强。以便更好地适应企业发展的需要。

三、行业差异

当我们在思考如何提高我们的采购管理水平，降低采购总成本的时候，首先我们需要理解采购管理的行业差异是什么?这样，我们才能理解并采用不同的方法来管理各行各业不同的采购工作。根据各行业采购工作的通性和个性，我们将采购管理工作分为四类：

1、第一类

生产性采购

就是我们采购这个物品是直接为了公司生产运营所需。而生产性采购又分为两类：

第1类是原材料性采购(MRP性物料采购)。所采购的此类物料是本企业所生产的产品的组成部分或中间体产品;

第2类是零配件的采购(MRO性采购，就是维修，维护、修理、运作)，这些零配件是为了保障机器能正常生产运作所需要的维修、更换配件。

这两类物品的采购管理性质不同，运作方式也不同，看问题的角度也不同。

2、第二类

商贸性采购

像沃尔玛这样的零售商，它们的采购不属于生产性采购，属于商贸性采购，商贸性采购和生产性采购最大的区别是什么?批发商、零售商在采购物品时(像沃尔玛采购的东西)，采购什么商品并不十分重要，重要的是采购的东西必须保证能赚钱，笔笔都得赚钱，不赚钱就没有必要采购进货。西瓜不赚钱，可以采购苹果。但是对于生产性采购来讲就不行，这个产品我们公司只能用这个原材料，我做饼干的，只能买面粉，不能说面粉太贵就不买了，不买就停产了，所以生产性并不保证每次采购都赚钱，而且采购的盈利性也不能直接反应出来的。我们举一个简单的例子：一个很称职的生产采购部经理，如果跳槽到批发商、零售商去做采购管理，也许过不了半年就被炒掉了，为什么?因为采购管理的角度不一样。管理的方法也就有很大的不同。

3、第三类

一般日常用品性采购

像办公用品采购，还有行政采购等。其特点是采购品类繁杂，但采购金额小。其所采购的物品主要是保障公司的正常行政办公所用。

4、第四类

项目性采购

有时候，我们的采购工作属于项目性采购，比如说买一台设备，盖一个车间等。项目性采购的主要特点是一次性。很少有重复性的采购。这就意味的每次采购的流程都得重新开始，以往的经验和关系很少能用到。